Ratgeber · 8 Min. Lesezeit

Pflichtenheft und Softwareentwicklungsvertrag in der Schweiz: die Vorlage für KMU

Katia Ryze, eine KI-generierte Figur. Artikel mit KI vorbereitet und vom Team von Ryze Systems geprüft·6. Oktober 2026

Ein gutes Pflichtenheft für ein KMU kommt mit acht Rubriken und wenigen Seiten aus. Ein guter Vertrag regelt vier Punkte vor dem ersten Arbeitstag: wem der Quellcode gehört, was Sie zurückerhalten, wenn der Anbieter aufhört, wo die Daten gehostet sind und wer für ihren Schutz einsteht. In der Schweiz macht Sie die Bezahlung einer Entwicklung nicht automatisch zum Inhaber der Rechte am Code: Es muss schriftlich festgehalten sein.

Dieser Ratgeber behandelt ausschliesslich Schweizer Recht. Er gibt den allgemeinen Rahmen und verweist auf die Gesetzestexte. Er ersetzt keine Rechtsberatung: Lassen Sie Ihren Vertrag vor der Unterschrift juristisch prüfen. Untersteht Ihr Vertrag deutschem oder österreichischem Recht, gelten andere Regeln, die hier nicht behandelt werden.

Die Pflichtenheft-Vorlage in acht Rubriken

Schreiben Sie es mit Ihren Worten, nicht mit jenen einer Informatikerin. Ziel ist, dass drei verschiedene Anbieter dasselbe verstehen.

1. Das Problem. Was heute Zeit oder Geld kostet, mit einem echten Beispiel aus der letzten Woche.
2. Die Nutzer. Wer damit arbeitet, wie viele Personen, im Büro oder unterwegs, auf welchem Gerät.
3. Die erwarteten Aktionen. Ein Satz pro Aktion: «Der Techniker schliesst einen Einsatz auf dem Handy ab», «Die angenommene Offerte wird ohne erneute Erfassung zur Rechnung».
4. Die Daten. Was schon vorhanden ist (Dateien, heutiges Tool), was übernommen werden muss, was personenbezogen oder heikel ist.
5. Die anzubindenden Tools. Buchhaltung, E-Mail, Kalender, Telefonie. Nennen Sie sie mit ihrer Version.
6. Die Regeln. Wer was sieht, wer was freigibt, die Sonderfälle, die Sie schon kennen.
7. Was nicht dazugehört. Die nützlichste Rubrik, um Missverständnisse beim Preis zu vermeiden.
8. Die Erfolgskriterien. Woran Sie bei der Lieferung erkennen, dass es stimmt: drei bis fünf einfache Tests, die Sie selbst durchführen.

Ergänzen Sie Ihren Wunschtermin und Ihr Budget, falls Sie eines haben. Das Budget zu verschweigen senkt die Preise nicht, es führt nur zu Offerten, die sich nicht vergleichen lassen. Wie Sie diese Offerten lesen, steht in was Individualsoftware in der Schweiz kostet.

Wem gehört der Quellcode?

Das Schweizer Urheberrechtsgesetz (URG) sagt drei einfache Dinge. Computerprogramme sind geschützte Werke (Art. 2 Abs. 3). Urheberin oder Urheber ist die natürliche Person, die das Werk geschaffen hat (Art. 6). Urheberrechte sind übertragbar, aber die Übertragung eines Rechts schliesst die anderen nicht ein, und wer ein Werkexemplar erhält, erhält damit nicht die Urheberrechte (Art. 16).

Die praktische Folge: Die Dateien zu erhalten genügt nicht. Ohne Klausel haben Sie womöglich eine Software, die funktioniert, und kein Recht, sie von jemand anderem ändern zu lassen. Art. 17 URG sieht zwar vor, dass der Arbeitgeber die Rechte an der Software ausübt, die seine Arbeitnehmerin geschaffen hat. Diese Regel betrifft aber das Arbeitsverhältnis, nicht die Beziehung zwischen einem Kunden und einem externen Anbieter.

Was die Klausel sagen muss

1. Welche Rechte Sie erhalten: vollständige Abtretung oder Lizenz, und im zweiten Fall mit welchen Grenzen.
2. Woran: am Code, der für Sie geschrieben wurde, und getrennt davon an den Bausteinen, die der Anbieter wiederverwendet, sowie an Open-Source-Software, mit ihrer Lizenz.
3. Wann: bei jeder Etappenzahlung und nicht erst am Schluss.
4. In welcher Form: vollständiger Quellcode in einem Repository, auf das Sie Zugriff haben, mit der Dokumentation für die Installation.

Ein nützliches Detail: Wer berechtigt ist, ein Computerprogramm zu gebrauchen, darf davon eine Sicherungskopie herstellen, und der Vertrag kann das nicht verbieten (Art. 24 Abs. 2 URG).

Die Vertragspunkte, die Sie prüfen sollten

Zum Preis: Beim Festpreis führt der Unternehmer das Werk zur festgesetzten Summe aus (Art. 373 des Obligationenrechts). Solange das Werk unvollendet ist, kann der Besteller gegen Vergütung der geleisteten Arbeit und gegen volle Schadloshaltung des Unternehmers vom Vertrag zurücktreten (Art. 377). Ein Auftrag hingegen kann jederzeit widerrufen werden, mit Schadenersatz, wenn der Widerruf zur Unzeit erfolgt (Art. 404). Wie Ihr Vertrag einzuordnen ist, hängt davon ab, was er verspricht: ein Grund mehr, ihn prüfen zu lassen.

Was passiert, wenn der Anbieter aufhört?

Diese Frage wird zu spät gestellt. Das Gesetz gibt Ihnen den Code nicht an dem Tag, an dem Ihr Anbieter schliesst. Was Sie schützt, ist das, was Sie bereits in der Hand haben. Verlangen Sie vier Dinge, von Anfang an und bei jeder Etappe:

1. einen Lesezugriff auf das Code-Repository, auf Ihren Namen;
2. die Installationsdokumentation, getestet von jemand anderem als ihrem Autor;
3. Hosting- und Domain-Konten, die auf Ihren Namen laufen oder ohne Zustimmung des Anbieters übertragbar sind;
4. einen regelmässigen Export Ihrer Daten in einem lesbaren Format.

Mit diesen vier Elementen ist ein Anbieterwechsel eine Wahl. Ohne sie ist er ein Neubau. Wir vertiefen den Punkt in eigene Infrastruktur oder KI-Agentur.

Hosting und Schweizer DSG: was der Vertrag vorsehen muss

Enthält die Software Daten von Kunden oder Mitarbeitenden, gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Drei Artikel betreffen Ihren Vertrag direkt.

1. Art. 9, Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter. Sie können eine Bearbeitung einem Anbieter übertragen, wenn ein Vertrag das vorsieht. Sie müssen sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann, und er darf die Bearbeitung nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung einem Dritten übertragen.
2. Art. 7 und 8, Technikgestaltung und Sicherheit. Der Datenschutz muss ab der Planung vorgesehen sein, mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind.
3. Art. 16, Ausland. Personendaten dürfen nur ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn der betreffende Staat einen angemessenen Schutz gewährleistet oder wenn Garantien wie Standardklauseln bestehen.

Die Liste der anerkannten Staaten steht in Anhang 1 der Datenschutzverordnung, wie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) erläutert. Lassen Sie also das Hosting-Land und die Liste der Unterbeauftragten in den Vertrag schreiben. Dieser Ratgeber behandelt nur die Schweizer Regeln. Die weiteren Schweizer Pflichten erklärt der Artikel Schweizer Datenschutzgesetz und CRM: was KMU wissen müssen.