Ratgeber · 6 Min. Lesezeit
CRM und ERP nach Mass für KMU: der Unterschied, wann es eines braucht, wo anfangen
Katia Ryze, eine KI-generierte Figur. Artikel mit KI vorbereitet und vom Team von Ryze Systems geprüftCRM und ERP: der Unterschied in klaren Worten
| CRM | ERP | |
|---|---|---|
| Welche Frage es beantwortet | Wo stehen wir bei diesem Kunden? | Wo steht diese Arbeit? |
| Was es enthält | Kontakte, Anfragen, Offerten, Nachfassen, Korrespondenz | Aufträge, Lager, Einkauf, Planung, Stunden, Rechnungen |
| Wer es nutzt | Geschäftsleitung, Verkauf, Empfang, Kundendienst | Produktion, Aussendienst, Logistik, Administration |
| Woran Sie merken, dass es fehlt | Offerten ohne Nachfassen, Verlauf unauffindbar | Doppelerfassungen, Verzögerungen, vergessene Rechnungen |
| Was es Ihnen bringt | Aufträge, die nicht mehr verloren gehen | Zeit und weniger Fehler bei der verkauften Arbeit |
In einem kleinen Unternehmen ist die Grenze unscharf, und das ist normal. Ein Sanitär, der eine Anfrage erhält, eine Offerte schreibt, den Einsatz plant und die Rechnung verschickt, durchläuft beides an einem Tag. Deshalb passt ein Tool, das für einen Konzern gedacht ist, mit einem CRM auf der einen und einem ERP auf der anderen Seite, selten zu einem KMU mit fünfzehn Personen.
Wann braucht ein KMU ein CRM?
Die Zahl der Kunden ist nicht das richtige Kriterium. Achten Sie auf diese Anzeichen:
- mehrere Personen sprechen mit demselben Kunden, ohne zu wissen, was die andere gesagt hat;
- beim Aufräumen tauchen Offerten auf, bei denen nie nachgefasst wurde;
- an einem Montagmorgen kann niemand sagen, wie viele Aufträge am Laufen sind;
- geht eine Person oder fällt sie aus, geht ihr Wissen über ihre Kunden mit.
Erkennen Sie keines davon, behalten Sie Ihre Tabelle. Erkennen Sie zwei, sind die Kosten des Wartens schon da. Wann eine Tabelle an ihre Grenze kommt, lesen Sie in Excel durch Software ersetzen: wann und wie.
Wann braucht ein KMU ein ERP?
Hier geht es nicht mehr ums Verkaufen, sondern darum, reibungslos zu liefern und zu verrechnen:
- dieselbe Information wird in drei Tools erfasst;
- die Planung lebt auf einem Whiteboard oder im Kopf einer Person;
- Stunden oder Material werden nicht verrechnet, weil die Information zu spät kommt;
- Sie wissen mitten im Monat nicht, was erledigt und noch nicht fakturiert ist.
Ein vollständiges ERP ist nicht immer die Antwort. Oft fehlt ein einziges Stück: die Einsatzverfolgung, die Auftragsverwaltung, die Verbindung zwischen Offerte und Rechnung.
Standard oder nach Mass: so entscheiden Sie
Was besser bei einem Standardtool bleibt
Buchhaltung, Mehrwertsteuer und Löhne. Das sind regulierte Bereiche, in denen Fehler teuer sind und in denen sich etablierte Buchhaltungssoftware bewährt hat. Wir raten davon ab, sie neu zu bauen. Die Details, am Schweizer Beispiel von Bexio und Abacus, stehen in Bexio, Abacus oder ein eigenes CRM.
Was davon profitiert, für Sie gebaut zu werden
Was Ihre Branche ausmacht: wie Sie eine Anfrage qualifizieren, eine Offerte rechnen, eine Tour organisieren, ein Dossier freigeben. Genau dort zwingt Sie ein Standardtool zu Umwegen. Wenn Sie zwischen Massarbeit und einer Suite vom Markt schwanken, lesen Sie Odoo oder Individualsoftware.
Wo anfangen: das Vorgehen
- Verfolgen Sie einen echten Auftrag vom ersten Anruf bis zum Zahlungseingang und notieren Sie jede Doppelerfassung und jede Wartezeit.
- Wählen Sie den Schritt, der am meisten kostet: Das ist Ihr erstes Modul, nicht mehr.
- Entscheiden Sie, was in Ihren heutigen Tools bleibt, insbesondere die Buchhaltung.
- Schreiben Sie den Bedarf auf wenigen Seiten auf, inklusive dem, was nicht dazugehört.
- Lassen Sie dieses erste Modul liefern, nutzen Sie es einen Monat, und entscheiden Sie dann anhand von Fakten über das nächste.
Bei Ryze Systems heissen diese Bausteine Module: CRM, Offerten, Operations, KI und Infrastruktur. Sie kommen eines nach dem anderen dazu, rund um Ihre echten Abläufe, und das System wird nicht pro Nutzer verrechnet. Ein Beispiel für ein erstes Modul beschreibt der Anwendungsfall CRM und Pipeline für KMU. Zum Budget lesen Sie was Individualsoftware in der Schweiz kostet.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem CRM und einem ERP?
Das CRM verfolgt, was mit Ihren Kunden vor und rund um den Verkauf geschieht: Kontakte, Anfragen, Offerten, Nachfassen, Verlauf. Das ERP verfolgt, was im Unternehmen geschieht, sobald verkauft ist: Aufträge, Lager, Einkauf, Planung, Fakturierung, Buchhaltung. Das CRM beantwortet «Wo stehen wir bei diesem Kunden?», das ERP «Wo steht diese Arbeit?».
Braucht eine Agentur mit fünf Personen und zweihundert Kunden ein CRM?
Wenn eine einzige Person alle Kunden kennt und nichts verloren geht, genügt eine gut geführte Tabelle. Der Bedarf entsteht, wenn mehrere Personen denselben Kunden betreuen, wenn Nachfassen vergessen geht oder wenn eine Abwesenheit ein Dossier blockiert. Das Kriterium ist nicht die Zahl der Kunden, sondern die Zahl der Hände und der Versäumnisse.
Soll man mit dem CRM oder mit dem ERP beginnen?
Mit dem, das Ihr grösstes aktuelles Problem trägt. Wenn Sie Aufträge verlieren, weil niemand nachfasst, beginnen Sie mit dem CRM. Wenn die Aufträge kommen, aber Produktion, Planung oder Fakturierung überlaufen, beginnen Sie mit dem operativen Teil. In beiden Fällen liefern Sie zuerst einen einzigen Prozess.
Soll ein ERP nach Mass die Buchhaltung neu bauen?
In der Regel nein. Buchhaltung, Mehrwertsteuer und Löhne sind regulierte Bereiche, die etablierte Buchhaltungssoftware gut abdeckt. Massarbeit lohnt sich für das, was Ihre Branche ausmacht. Danach übergibt sie die freigegebenen Rechnungen an Ihre Buchhaltungslösung.
ERP nach Mass oder Standard-ERP?
Ein Standard-ERP passt, wenn Sie bereit sind, seine Prozesse zu übernehmen. Ein ERP nach Mass passt, wenn Ihre Prozesse Ihr Vorteil sind oder ein Standardtool viele Anpassungen bräuchte. Vergleichen Sie beide über drei bis fünf Jahre, inklusive Abos und Einführung.
In 60 Sekunden: Ihre Reibungspunkte, die empfohlenen Module und eine Richtpreisspanne.
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