Vergleich · 7 Min. Lesezeit
Individualsoftware oder Standardsoftware: so entscheiden Sie, mit Rechnung
Katia Ryze, eine KI-generierte Figur. Artikel mit KI vorbereitet und vom Team von Ryze Systems geprüftDie fünf Optionen, und was jede gut kann
| Option | Sie passt, wenn … | Vor der Unterschrift zu prüfen |
|---|---|---|
| Standardsoftware im Abo (zum Beispiel Monday oder HubSpot) | der Bedarf dem Standard entspricht und Sie sofort starten wollen | Preis pro Nutzer, Funktionen, die höheren Plänen vorbehalten sind, Ort des Hostings, Datenexport |
| No-Code | Sie eine Idee testen oder eine Nebenaufgabe automatisieren | Kosten bei wachsendem Volumen, wer pflegt, was geschieht, wenn die Plattform ihre Regeln ändert |
| Freelancer | der Umfang klein und gut beschrieben ist | Dokumentation, Zugang zum Code, Kontinuität, wenn die Person nicht mehr verfügbar ist |
| Agentur | das Projekt einmalig ist, klar umrissen, mit festem Budget | wem der Code gehört, wie Weiterentwicklungen beziffert werden |
| Individualsoftware, die Ihnen gehört | der Prozess zentral ist, von vielen genutzt wird und Bestand haben soll | Baukosten, monatliche Kosten, Eigentum am Code im Vertrag festgehalten |
Keine dieser Optionen ist schlecht. Jede passt zu einer Situation. Der häufige Fehler ist, die erste noch lange zu behalten, nachdem sich die Situation geändert hat. Die Kategorien im Detail, mit ihren Grenzen, finden Sie in unserem Vergleich.
Die Break-even-Rechnung, mit Ihren eigenen Zahlen
Wir nennen keine Zahlen an Ihrer Stelle: Die Preise der Hersteller ändern sich, und Ihre Offerte gleicht keiner anderen. Nehmen Sie Ihre Rechnungen und eine Offerte und füllen Sie diese zwei Zeilen aus.
Zeile 1: was das gemietete Tool kostet
Abo pro Nutzer und Monat × Zahl der Nutzer × 12 × Zahl der Jahre
Rechnen Sie dazu, was die Rechnung nicht zeigt:
- die weiteren Abos, die Sie behalten, um die Lücken zu füllen;
- die Stunden, die jede Woche für erneutes Erfassen oder Umgehen draufgehen, mal Ihren Stundensatz;
- Einrichtung und Schulung, falls sie verrechnet wurden.
Zeile 2: was die gebaute Software kostet
Baupreis + (monatliche Kosten für Hosting und Wartung × 12 × Zahl der Jahre)
Rechnen Sie die Zeit dazu, die Ihr Team braucht, um den Bedarf zu beschreiben und zu testen. Sie ist real und wird oft vergessen.
Der Break-even in Monaten
Baupreis ÷ (monatliche Gesamtkosten des gemieteten Tools − monatliche Kosten der gebauten Software)
So lesen Sie das Ergebnis:
- Ist das Ergebnis kürzer als die Zeit, in der Sie diesen Prozess behalten, zahlt sich die Individualsoftware zurück.
- Sind die monatlichen Kosten der gebauten Software gleich hoch oder höher als jene des gemieteten Tools, zahlt sie sich über die Kosten allein nie zurück. Es braucht einen anderen Grund: Eigentum, Compliance, einen Vorteil im Geschäft.
- Rechnen Sie noch einmal mit der Nutzerzahl, die Sie in drei Jahren erwarten. Oft kippt das Ergebnis genau dort, weil das Abo pro Platz mit dem Team wächst.
Was ein Baupreis enthält und wie Sie zwei Offerten vergleichen, lesen Sie in was Individualsoftware in der Schweiz kostet.
Was die Rechnung nicht sagt
Drei Fragen zählen ebenso viel wie die Kosten.
- Wem gehört was? Mit einem Abo mieten Sie. Ändern sich Preis oder Bedingungen, ziehen Sie mit oder Sie gehen. Bei gebauter Software hängt das Eigentum am Code davon ab, was im Vertrag steht: siehe Pflichtenheft und Softwareentwicklungsvertrag.
- Wo liegen die Daten? Fragen Sie nach dem Hosting-Land und danach, wer darauf zugreifen kann. Für Schweizer Unternehmen behandelt das der Artikel Schweizer Datenschutzgesetz und CRM.
- Was kostet der Ausstieg? Prüfen Sie, ob Sie Ihre Daten in einem lesbaren Format exportieren können, mit dem Verlauf, bevor Sie es brauchen.
Womit anfangen, wenn Sie zögern
Ersetzen Sie nicht alles. Wählen Sie den Prozess, der Sie heute am meisten kostet, machen Sie die Rechnung für diesen einen, und lassen Sie den Rest, wie er ist. Ist die Tabelle noch Ihr wichtigstes Werkzeug, prüfen Sie zuerst, ob sie an ihre Grenze gekommen ist: Die Methode steht in Excel durch Software ersetzen: wann und wie.
Bei Ryze Systems besteht das Modell aus einer Anfangsinvestition und danach einem Monatsabo, ohne Abrechnung pro Nutzer. Das ist eine Option unter den fünf, nicht die Antwort auf jede Situation: Für einen Standardbedarf bleibt Standardsoftware im Einstieg günstiger.
Häufige Fragen
Lohnt es sich bei klaren und stabilen Prozessen noch, ein Tool zu mieten?
Ja, wenn das Tool den Bedarf ohne Umwege abdeckt und wenige Personen damit arbeiten. Nein, wenn Sie jeden Monat für viele Plätze zahlen und die Lücken mit Dateien nebenher ausgleichen. Machen Sie die Break-even-Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen: Sie entscheidet, nicht eine allgemeine Regel.
Was sind die Vor- und Nachteile von Individualsoftware?
Vorteile: Sie folgt Ihrer Arbeitsweise, ihre Kosten hängen nicht zwingend von der Zahl der Nutzer ab, und Sie können den Code besitzen und das Hosting wählen. Nachteile: Sie müssen den Bau bezahlen, bevor Sie davon profitieren, den Bedarf genau beschreiben und die Wartung einplanen. Sinnvoll ist sie nur dort, wo ein Standardtool Sie bremst.
Freelancer oder Agentur, um eine Software bauen zu lassen?
Ein Freelancer passt für einen begrenzten Umfang, mit direktem Ansprechpartner. Das Risiko ist die Abhängigkeit von einer einzigen Person: Verlangen Sie die Dokumentation, den Zugang zum Code und einen Plan für den Fall, dass die Person ausfällt. Eine Agentur bringt ein Team und Kontinuität, in der Regel zu höheren Kosten. In beiden Fällen muss der Vertrag regeln, wem der Code gehört.
Reicht No-Code für ein KMU?
Um eine Idee zu testen oder eine Nebenaufgabe zu automatisieren, ja. Für einen Prozess, von dem das Geschäft abhängt, prüfen Sie drei Dinge: was das Tool kostet, wenn das Volumen wächst, wer es in zwei Jahren pflegen kann, und ob Sie Ihre Daten und Regeln exportieren können, wenn Sie wechseln.
Zu viele Tools im Abo: soll man alles zentralisieren?
Nicht zwingend alles. Listen Sie Ihre Abos auf, ihre Jahreskosten und die Zahl der Personen, die wirklich damit arbeiten. Behalten Sie jene, die eine Sache gut machen, etwa die Buchhaltung. Fassen Sie jene zusammen, die sich überschneiden und Sie zwingen, dieselbe Information mehrfach zu erfassen.
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